Durante los últimos meses, Microsoft generó bastante debate entre los administradores de Microsoft 365 al anunciar que eliminaría los correos electrónicos que notifican la expiración de las grabaciones de reuniones de Microsoft Teams. Microsoft comunicó inicialmente este cambio mediante el mensaje MC1245635 del Message Center.

Muchas organizaciones utilizan esos avisos como último recordatorio antes de que una grabación sea eliminada automáticamente, evitando la pérdida de información importante.

Como respuesta al feedback recibido, Microsoft modificó sus planes. En lugar de eliminar completamente las notificaciones, ahora ofrece una nueva configuración para que cada organización decida si desea mantenerlas o desactivarlas.

En este artículo veremos qué cambió, cómo funciona esta nueva opción y cómo configurarla mediante PowerShell.

¿Cómo funcionan las grabaciones de Teams?

Cuando una reunión de Microsoft Teams es grabada, el archivo de video ya no se almacena en Microsoft Stream clásico como ocurría hace algunos años.

Actualmente:

• Las reuniones privadas se almacenan en OneDrive del organizador o de quien inicia la grabación.
• Las reuniones de canales se almacenan en SharePoint Online.
• Teams simplemente muestra y administra el acceso a esas grabaciones.

Como las grabaciones residen en OneDrive o SharePoint, también utilizan sus políticas de almacenamiento, retención y expiración.

¿Qué son los correos de expiración?

Cuando una grabación posee una fecha de expiración configurada, Microsoft envía automáticamente distintos correos electrónicos al propietario.

Generalmente estos avisos informan que:

• la grabación vencerá próximamente;
• la grabación ya fue eliminada automáticamente.

Estos mensajes permiten extender la fecha de expiración o mover el archivo antes de que sea eliminado.

En organizaciones con cientos o miles de reuniones diarias, estos correos pueden representar un volumen considerable de notificaciones.

El cambio anunciado por Microsoft

Hace algunos meses Microsoft anunció que eliminaría completamente estos correos para todos los tenants.

El objetivo era reducir la cantidad de emails automáticos enviados a los usuarios.

Sin embargo, luego de recibir una gran cantidad de comentarios por parte de administradores y clientes, decidió modificar esa estrategia.

En lugar de quitar la funcionalidad para todos, ahora cada organización puede elegir qué hacer.

¿Qué cambia ahora?

La novedad consiste en que los administradores pueden controlar si desean que Microsoft continúe enviando las notificaciones relacionadas con la expiración de grabaciones.

Lo importante es destacar que:

• Los correos continúan habilitados de forma predeterminada.
• No es necesario realizar ninguna acción para seguir recibiéndolos.
• Solo quienes deseen desactivarlos deberán modificar la configuración del tenant.

Es decir, para la mayoría de las organizaciones no habrá ningún cambio visible.

¿Qué NO cambia?

Esta actualización únicamente afecta el envío de correos electrónicos.

No modifica:

• la expiración automática de las grabaciones;
• las políticas de retención;
• Microsoft Purview;
• Microsoft 365 Retention Labels;
• eDiscovery;
• Litigation Hold;
• el almacenamiento en OneDrive o SharePoint.

Si una grabación tiene configurada una fecha de expiración, seguirá eliminándose normalmente aunque las notificaciones hayan sido deshabilitadas.

Cómo consultar la configuración actual

La configuración se administra desde SharePoint Online mediante PowerShell.

Para consultar el estado actual del tenant:

Get-SPOTenant | Format-List *Recording*

Dependiendo de la versión instalada del módulo de SharePoint Online, aparecerá la nueva propiedad:

DisableTeamsMeetingRecordingDeletedNotification

Cómo deshabilitar las notificaciones

Si la organización decide dejar de enviar estos correos, podemos ejecutar el siguiente comando:

Set-SPOTenant -DisableTeamsMeetingRecordingDeletedNotification $true

Si volvemos a ejecutar la consulta del estado ahora veremos la opcion en True:

Cómo volver a habilitarlas

Si posteriormente se desea restaurar el comportamiento predeterminado:

Set-SPOTenant -DisableTeamsMeetingRecordingDeletedNotification $false

Requisitos

Para utilizar esta configuración es necesario:

• SharePoint Online Management Shell actualizado.
• Permisos de SharePoint Administrator o Global Administrator.
• Conectarse previamente al tenant mediante:

Connect-SPOService -Url https://<tenant>-admin.sharepoint.com

Un detalle interesante

Aunque se trata de una funcionalidad de Microsoft Teams, la configuración pertenece al módulo de SharePoint Online.

Esto confirma nuevamente que Teams utiliza OneDrive y SharePoint como plataforma de almacenamiento para las grabaciones.

En otras palabras, Teams actúa como la interfaz de usuario, mientras que el ciclo de vida del archivo es administrado por SharePoint Online.

¿Conviene desactivar estas notificaciones?

No existe una única respuesta.

Conviene mantenerlas cuando:

• los usuarios realizan muchas grabaciones importantes;
• las reuniones contienen capacitaciones o documentación valiosa;
• los usuarios desconocen las políticas de expiración;
• no existe un proceso formal para administrar las grabaciones.

En estos escenarios, los correos funcionan como un recordatorio útil antes de perder información.

Puede ser conveniente desactivarlas cuando:

• existen miles de reuniones por mes;
• los usuarios reciben demasiadas notificaciones;
• las grabaciones importantes ya están protegidas mediante políticas de retención de Microsoft Purview;
• la organización posee procedimientos internos para administrar el contenido almacenado.

Limitaciones actuales

Por el momento Microsoft solo ofrece una configuración global para todo el tenant.

No es posible:

• habilitar o deshabilitar la función por usuario;
• aplicarla únicamente a determinados grupos;
• configurar distintos comportamientos según el tipo de reunión;
• definir cuántos días antes enviar el aviso;
• administrarla desde el Teams Admin Center o el Centro de administración de Microsoft 365.

Actualmente la administración se realiza exclusivamente mediante PowerShell.

Conclusión

Microsoft escuchó el feedback de la comunidad.

En lugar de eliminar completamente los correos de expiración de grabaciones de Microsoft Teams, ahora brinda a los administradores la posibilidad de decidir qué comportamiento desean implementar en su tenant.

Es un cambio pequeño desde el punto de vista técnico, pero muy importante desde la administración de Microsoft 365, ya que devuelve el control a las organizaciones y permite adaptar la experiencia a las necesidades de cada entorno.

Como recomendación, antes de deshabilitar estas notificaciones conviene revisar cómo se administran actualmente las grabaciones de Teams dentro de la organización y asegurarse de que existan mecanismos alternativos para evitar la pérdida accidental de contenido importante.

Te dejo el script para que lo descargues de mi Github: Descarga Aqui

Espero les haya sido de utilidad.
Saludos.